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人际成于沟通败亦沟通

  《孙子兵法》有云:上兵伐交,中兵伐谋,下兵伐城。所谓职场如战场。据调查,在造成上班族工作压力的原因中,“人际关系的紧张”已排在压力源的第一位,在日益繁重的现代工作里,如何拥有并善用沟通已成为创造办公室和谐环境、提高工作舒心度和减轻压力的不二法门。
  
  “邮件门”引发沟通大讨论
  
  年关将近,若要对2006年的职场做一番评点的话,惊动外企圈的“史上最牛的女秘书”瑞贝卡所引发的“邮件门”事件估计将以高票当选。两位主人公中一个是在公司服务了多年的高级秘书,一位是有着丰富经验的管理高层,却因为在处理锁门事件时沟通不当,而掀起了一场轩然大波,最终以双双离职收场。而在2006年4月,一位年仅24岁,供职于著名会计师事务所的白领也因为上司对自己“冷处理”而倍感压力,最终选择用极端的方式了断年轻的生命。他过于内向的性格,与上司缺乏沟通的原因让他猜疑公司不给其安排工作最终导致不幸发生。
  
  人力资源管理实务专家胡八一认为,人际沟通是一个复杂的心理和社会过程,在大部分组织中,沟通不畅是其面临的一个基本问题。从人际误解到财政、运营和生产问题,无不与沟通低效有关。而这种沟通不良主要来自于两个方面,一个是从上到下的沟通障碍(从管理者到员工),另一个是从下到上的沟通障碍(从员工到管理者)。
  
  向下沟通容易出现信息膨胀效应。传递环节越多,越容易出现膨胀和歪曲。在一家外资化妆品公司做秘书的Carol就碰到这样一件好笑的事情。她的老板有一次交代道:“查一查我们有多少人在上海工作,星期三的会议上董事长会问到这一情况,我希望准备得详细一点。”由于当时没来得及将详细情况记下,Carol就直接电告上海分公司的秘书:“董事长要一份在你们公司所有工作人员的名单和档案,请准备一下,我们在两天内需要。”可让她吃惊的是,第二天一大早,她被告之到公司大楼楼下签收四大箱航空邮件--原来,接到电话的分公司秘书害怕漏掉重要信息,在传达时告诉其经理:“董事长要一份我们公司所有工作人员的名单和档案,可能还有其他材料,需要尽快送到。”
  
  而与之相对应的是,自下而上的沟通则容易出现信息压缩效应。一般是好消息向上报,坏消息被过滤。结果导致高层不了解下情,做出错误决定。
  
  虽然要实现有效沟通不容易,但专家认为,如果一个企业不重视沟通管理,久而久之可能会在公司内部形成一种“无所谓”的企业文化。员工做什么都无所谓,有了问题既不找领导,也不去消除心中的愤恨;管理者也对什么都无所谓,不去主动地发现问题和解决问题。在这种氛围下,员工更注重行动而不是结果,管理者更注重布置任务而不是发现和解决问题,发展下去,这种局面会使误会加深,矛盾集中,最终导致类似“邮件门”此类事件发生。>>>职场也需“危机公关”
  
  沟通原则:从了解人性开始
  
  “气死我了!”一回到办公室,杜尚就愤愤地把手里的方案拍到了桌子上。现在网站的竞争越来越大,他手里的这个客户是花了大力气才争取到的,经过了连续半个月的谈判和觥筹交错后,终于在前天凌晨,客户口头上答应了下单,但同时也要求,两天内拿出方案。正在兴头上的杜尚立刻赶回公司,找到了技术部门要求协助此事。他再三叮嘱道:“这是个大单,很急的,两天后就要交货,你们快点,要不耽误了事情就不好办了。”谁知两天后,当杜尚到技术部门拿结果时,却被告之,这两天活儿太多,还没时间处理他的事情。杜尚和技术部门的同事大吵一顿后,他只能回头又向客户再三赔礼道歉,但客户却以他们不守信用为由终止了合作。事后,竹篮打水一场空的杜尚百思不得其解:为什么明明是公司的业务,到了最后,却好像成了他自己的私事一般?>>>能干的人未必能管人
  
  曾为企业解决了大量因沟通不畅而导致效率低下案例的心理咨询师尚冬梅指出,类似这种跨部门合作因为沟通不畅而引发矛盾的事情实在太多了。她到公司了解情况,技术部门的人说业务部门的人每次来交涉工作都“像大爷一样”,而且来的时间总是很突然,比如这次,杜尚派活的时候将近半夜三点了,问候都没有一句,就让干活。听到同事的这番抱怨后,杜尚也很委屈:“我有什么办法,这单太难得了,我也是争取到那个时候才敲定的,难道我就不辛苦吗?”
  
  在杜尚的公司,业务部和技术部的矛盾由来已久。专家建议,杜尚在以后的工作中,不妨多了解一下技术人员的性格特点,比如:性格清高、对自己的专业能力比较看重等等,在日常交往中,多和他们交流感兴趣的问题,多向他们请教,多体谅他们的难处,时间一长关系自然就好了。“不要等有需要了才去找别人,只要成了哥们,就算是半夜四五点把他们从被窝里拽起来估计也没有问题的。”>>>纸老虎还是铁打蝴蝶
  
  尚冬梅认为,现在很多人都在宣传沟通技巧,但她认为,沟通要从了解人性开始,技巧始终只是辅助的手段。“你首先要充分了解人性,知道比如自私、嫉妒等都是人性的一部分。举例来说,很多人都会抱怨,获得了升职或出国培训等机会后,同事和自己越来越疏远,越来越难沟通了。其实,”尚冬梅说:“这是很正常的。你不妨在以后谈论此事时多讲讲它的负面影响,多自嘲一下,让这件事给其他人带来的心理落差尽量减小。”>>>
  
  沟通态度:尊重别人的个性存在
  
  在一家外资制造业担任生产主管的Martin最近烦透了。他所处的企业如今在扩张时期,管理层不停地向他们压任务,指标是每个月都在增加,无奈之下,他也只能将任务分摊到员工头上。但渐渐地,Martin发现,他的下属对他的每个命令都带有抵抗情绪,很多人还会怠工,导致他每个月的工作额都不能完成。上司的责怪、下属的抵制,让他的脾气日益暴躁,动不动就呵斥手下说:“你们怎么这么不通气?哪像我们以前,上面怎么说就立刻怎么做,要像你们这样早被炒鱿鱼了!”但屡次发怒后的效果却不尽如人意,员工们不仅不能完成任务,反而对他敌视起来。
  
  心理咨询师尚冬梅认为,在沟通中,态度是十分重要的。每个沟通的人都要明白,人与人之间没有完全相同的,要尊重对方的个性存在,不要将自己认为正确的生活和工作模式强加在别人头上。Martin动不动就武断地指责员工不像他们当年那样顺从听话是没有道理的。尚冬梅说:“现在进入职场的年轻人,无论是成长背景还是所受的教育都与Martin那一代有了很大的区别,很多人刚出校门,在家时父母也都不舍得多骂一句,你要求他们吃苦耐劳或许是对的,但简单粗暴的指责却不是一个好的态度和方法。要知道,来工作的人,都是想把活儿干好的,没有人来上班只是为了和你作对捣乱,因此,要想沟通先去真正了解对方,看他需要什么,所谓沟通就是一个互动互利的过程,你只有先给了,才会有回应。”
  
  在公司请来的咨询顾问的帮助下,Martin有意识地对员工改变了相处的态度和方法。他在平时的工作中彻底放下了架子,只要一有时间,就会主动加入员工的聊天圈子,看看他们有什么困难并出手相助。刚开始时,员工们对他都还心存芥蒂,只是维持表面上的和气。但当Martin帮助一对因为两班倒而无法正常见面、导致情感疏远的夫妻过上正常生活后,他在员工心目中的形象也得到了逐步改善。渐渐地,他发现,和员工沟通并不像他以前所想象的那样困难和浪费时间,相反员工的心情好了,工作的氛围轻松了,大家的干劲也大不相同,Martin负责的任务量再没有“欠收”过。>>>如何调动部下积极性?
  
  沟通手段:识轻辨重选好工具
  
  相对于过去,如今随着新技术的发展,人们在沟通方式上的选择也越来越多而且越来越复杂了,职场中人如果不能随机应变,恐怕会陷入更多的麻烦当中。
  
  在胡八一看来,随着互联网的普及和电信的发展,电子邮件、短信、即时通信(包括MSN、QQ等)成为了人们沟通的新方式。电子邮件、短信等新的沟通方式,其优点在于方便、快捷,不受时空限制等;但缺点也很明显,即这种沟通方式因为不是面对面交流,沟通双方无法获得对方的说话语气、表情等非语言沟通信号,可能导致沟通信息的失真,造成的结果很可能是沟通非但没有达到解决问题的目的,反倒令矛盾激化。所以,对职场中人来说,沟通方式的增加以及新的沟通方式的方便快捷,并不代表把传统的沟通方式放弃。多种选择应该是为更顺利的沟通服务的。这就要求人们在处理不同的事情时,要考虑用哪种沟通方式更有利于解决问题。只有正确地运用了沟通的方式,才能使自己的工作达到想要的结果。>>>管理IT个别分子的秘诀
  
  比如,在确定业务分工、职责权限、正式授权等重要事情时,切忌停留在口头表达,而必须以文字明确记录下来。“举个最常见的例子来说,有时候你在外面见客户,或正在谈判什么事情,你的上司很可能一个电话过来给你交代一件什么事情。由于当时的情况,你可能无法分出过多精力处理,一般都会答应说‘好好好’,但问题是,往往当你结束完手头的工作时,你答应过的事情可能就会被错过了。结果事情没办,惹来了领导的一通大发雷霆,也由此影响了自己的心情。”胡八一说,在工作中遭遇到类似的情况多了之后,他会叮嘱自己的员工,凡是碰到重要事件,能当面通知的尽量当面通知,不行的打完电话后,要再发短信确认。“特别是碰到与外单位合作的重大事项,只用电话口头通知是不保险的,最好能让对方确立负责人并以书面方式确认。”
  

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